individuelle und intelligente Office-Lösungen für´s Büro

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Dokumentenmanagement

Vereinfachen und beschleunigen Sie die Verwaltung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen mit einem Dokumentenmanagement System (DMS) von d.velop. 

Was ist ein Dokumentenmanagement System?

Dokumentenmanagement bedeutet zunächst nichts weiter als den Umgang mit Dokumenten im Unternehmen. Darunter fallen die Methoden, Anweisungen und Prozesse für die Verwaltung, Lenkung, Ablage und Vernichtung von Dokumenten.

Für uns bedeutet Dokumentenmanagement, die Verwaltung von Dokumenten und Informationen intelligent zu beschleunigen, zu vereinfachen und zu optimieren. Um dies zu gewährleisten, setzen unsere Kunden auf d.velop Software in Form eines Dokumentenmanagement Systems (DMS). Ein solches DMS-System sollte zwei zentrale Anforderungen im Unternehmen auf dem Weg in ein papierloses Büro erfüllen:

Vertragsmanagement digital

Das Vertragsmanagement ist eine zeitaufwendige und manchmal anstrengende Arbeit. In vielen Unternehmen ist unklar, wie vertragliche Verpflichtungen verwaltet, ausgewertet und aktiv zur Unternehmenssteuerung genutzt werden. Mitarbeiter aus fast allen Abteilungen haben zwar Berührungspunkte zu den Verträgen, allerdings können die unterschiedlichen Aktivitäten zu den Verträgen in der Regel nicht durchgängig abgebildet werden oder es fehlt der Überblick über den gesamten Vertragsbestand im Unternehmen. Abhilfe kann hier eine Vertragsmanagement Software schaffen.

Digitale Akten

Akten digital verwalten
– einfache Ablage, schnelle Suche, standortübergreifendes Arbeiten

Ordner, die sich auf dem Schreibtisch türmen; Akten, die in Schränken verstauben und langwieriges Suchen nach den richtigen Dokumenten – dank eines digitalen Aktenarchives können diese Bilder in Ihrem Unternehmen der Vergangenheit angehören.

Rechnung digital

Rechnungen einfach digital verarbeiten

Die manuelle Erfassung von Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen eintreffen, bedeutet für Sie und Ihre Mitarbeiter nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Denn aufgrund langer Liegen- und Bearbeitungszeiten können Skonti beispielsweise nicht gezogen werden. Und nicht nur das: Auch die Transparenz, bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, ist nicht gegeben. Vereinfachen Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess in Ihrem Unternehmen – ganz einfach mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung. Egal, ob Rechnungen per Post oder bereits elektronisch z.B. per E-Mail in Ihrem Unternehmen eintreffen, der komplette Rechnungsworkflow kann mit einer digitalen Lösung abgebildet werden.

Die Eingangsrechnungsverarbeitung von d.velop ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu- oder WaWi) verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Sie digitalisiert und automatisiert sowohl das Auslesen als auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen und sorgt so für eine denkbar einfache, schnelle und transparente Abwicklung sämtlicher Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung. Und das alles nach den Vorgaben von ZUGFeRD und GoBD.

Digitale Unter­schrift

Unterschreiben Sie Ihre Dokumente von überall, da wo Sie gerade sind. Dadurch verkürzen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer zu unterschreibenden Dokumente und ermöglichen beispielsweise schnellere Vertragsabschlüsse.

Die digitale Unterschrift von d.velop ist eine Signatur-App, die eine qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht. Mit dieser können Sie Verträge, Rechnungen und andere Dokumente direkt unterzeichnen – einfach, intuitiv und in wenigen Sekunden.

Die Art der digitalen Unterschrift bleibt dabei Ihnen überlassen. Egal ob die einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Unterschrift.