Haben Sie sich Ihre Digitalisierungsroute für die Zukunft gut überlegt?

Wir beraten Sie für die Digitalisierung  20 / 21 .

Der Begriff Digitalisierung ist einer der größten Themen in unserer Zeit. 

Was bedeutet es, ein Unternehmen zu digitalisieren?

Ein Unternehmen zu digitalisieren bedeutet, dass man einerseits bestehende Arbeitsprozesse durch digitale Lösungen vereinfacht, optimiert und somit die Arbeit effizienter macht. Hier stehen Software- und Hardware-Lösungen zur Verfügung. Das fängt an mit einer Anfrage und hört auf mit Steuerungssystemen in der Produktion und automatisierte Prozesse. Andererseits umfasst die Digitalisierung von Unternehmen, dass man sein bestehenndes Geschäftsmodel mit neuen digitalen Elementen ergänzt oder gar ersetzt.

Was ist der Nutzen?

Insgesamt ist das Ziel dabei, Umsätze zu steigern oder Kosten zu senken und so Gewinne zu erhöhen. Zusätzlich verbessern Unternehmen ihre Leistung und bleiben anderen Anbietern gegenüber wettbewerbsfähiger. Denn wer sich der Digitalisierung verweigert, muss in Kauf nehmen, dass Wettbewerber ihn mit besseren digitalen Lösungen vom Markt drängen. Das heißt: Wer Mut zum Wandel hat, erhöht die Chancen auf nachhaltigen Erfolg.

Spezielle Nutzen in kleineren Betrieben

In kleineren Betrieben sind es vor allem zeit- und personalintensive Prozesse, die mit digitalen Helfern besser bewältigt werden können. So werden Mitarbeiter in kleinen Teams entlastet, wenn Standardprozesse wie die Bestellung- und Rechnungsabwicklung automatisiert ablaufen.

Unsere modere DMS Software für Ihr gesamte Dokumenten-Verwaltung bietet viele Vorteile.

• Geschäftsprozesse und Produktionsabläufe können besser kontrolliert, dokumentiert und analysiert werden
• Prozesse werden durch die Auswertung der Analyse stetig optimiert
• Individuelle Kundenwünsche können flexibel und kostengünstig umgesetzt werden
• Mehr Kunden sind leichter erreichbar
• Der Kundenkontakt kann einfacher und effizienter gepflegt werden
• Prozesse weisen eine höhere Konformität mit rechtlichen und betrieblichen Vorgaben auf
• Mitarbeiter lassen sich leichter gewinnen, qualifizieren und binden
• Neue digitale Geschäftsmodelle ermöglichen nachhaltiges Wachstum

• Digitale Dokumenten Verwalten
  • Briefe, Berichte, Auswertungen, E-Mails und deren Anhänge, …
  • Anfragen, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen auch wenn Sie sie in Ihrem ERP-System bearbeiten, …
  • Fotos, Videos, Musik, Firmenwerbung, …
  • Verträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, …

• Papierdokumente und alte Akten Verwalten
  • Technische Zeichnungen
  • Pläne, Karten, Fotos, …
  • Papier-Rechnungen, -Angebote, -Lieferscheine, …
  • Papier-Post aller Art

Sie brauchen nur eine Software für die gesamte Verwaltung.
Verwalten Sie alle Ihre Dokumente mit d.velop DMS.

Sie sparen Zeit und Kosten, weil Sie alle Ihre Dokumente;
an einem Ort speichern
schnell finden können
ortsunabhängig bearbeiten können
mobil, online und offline bearbeiten können
Ihre ERP und SAP Systemen anbinden können

Ist das nicht viel zu teuer?

Natürlich kann nicht jedes Unternehmen alle Bereiche sofort digitalisieren. Dafür fehlt in vielen Fällen schlicht das Geld.

Wir haben eine Lösung entwickelt, die modular aufbaubar ist. Das bedeutet, jedes Unternehmen kann mit dem wichtigsten Bereich beginnen und nach und nach die anderen bereichen mit einbeziehen.
Hilfreich kann hier eine intensive Auseinandersetzung mit dem Unternehmen sein. Folgende Fragen solltet ihr euch stellen:

• Wo liegen momentan die größten Schwächen oder Probleme in eurem Unternehmen?
• Wie könnt ihr diese Probleme schnellstmöglich lösen?
• Welche Wettbewerber machen euch starke Konkurrenz und wo liegen ihre Stärken?
• Könnt ihr von ihnen lernen?

Mit Digitalisierung beginnen

Analysieren Sie Ihre größten Schwachpunkte in Ihrem Unternehmen erfasst und beschreiben Sie mögliche Lösungsoptionen dafür allerdings theoretisch. Setzen Sie klare Ziele und mache Sie einen Plan, welche Lösung einführt werden soll, in welchem Zeitplan und welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen. Dabei werden wir gemeinsam mit Ihnen die richtige Digitalisierungs-Strategie erarbeiten und realisieren.

• Wir analyieren, ob und wie unsere die Software Ihre Anforderungen erfüllt?
• Wir schaffen Schnittstellen zu anderen wichtigen Programmen, wie ERPs oder SAPs?
• Wir bauen eine anwenderfreundliche Softwareumgebung auf?
• Wir schulen Ihre Mitarbeiter.
• So stellen wir sicher, dass Sie mit der Software hohe Nutzen haben werden, Zeit und Kosten sparen und up to date bleiben.

Mit welchen Bereich sollten Sie mit der Digitalisierung beginnen?

Ein Patentrezept für die richtige Digitalisierungsstrategie gibt es nicht. Jede Branche und jedes Unternehmen hat unterschiedliche Bedarfe. Egal in welcher Branche ihr tätig seid, ob im B2B oderim B2C-Kundengeschäft. jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, durch digitale Technologien innovativer, effizienter und leistungsstärker zu werden.

Wir stellen 5 Bereiche vor, in denen sich Digitalisierungsstrategien bewährt haben.

Marketing und Kundenbindung

Mit digitalen Kommunikationskanälen kann man die Reichweite seiner Kommunikationsaktivitäten steigern.
Eine Online-Präsenz über Website, soziale Medien, Blogs und in Branchenverzeichnissen des Internets verhelfen dazu, dass man mehr Menschen erreicht und als Kunden gewinnt.
Über Messenger-Bots oder automatisierte Beantwortung von Kundenanfragen erleichtert und beschleunigt man die Kundenkommunikation. Das wirkt sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.

Dokumentation, interne Kommunikation und Aufgabenmanagement

Gerade in Unternehmen, in denen mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, sind viele Abstimmungsprozesse nötig: Wer macht was? Wer hat welche Informationen? Und wie stellt man die Informationen bereit? Um diese Prozesse zu vereinfachen, gibt es viele digitale Lösungen. Aufgabenmanager konzentrieren sich auf die Verteilung und Zuweisung von Aufgaben. Projektmanagement-Tools erweitern diese Funktion um das Feature, detaillierte Projektinformationen anzulegen und den gesamten Prozess zu dokumentieren. Dies spart vor allem Zeit, wenn die beteiligten Mitarbeiter nicht immer am selben Ort sind und sich austauschen können. Durch den Zugriff auf das System haben alle einen Einblick in die nötigen Daten. Zugleich verhindert die Nutzung dieser Tools eine Flut an E-Mails von den Kollegen.

Produktion

Durch Prozessmanagement und Steuerungssysteme können Produktionsabläufe dokumentiert und analysiert werden. Die gesammelten Daten helfen bei der Prozessoptimierung und merzen so Schwachstellen aus. Durch Schnittstellen zu anderen Systemen ist es möglich, dass das Steuerungssystem erkennt, wenn Material knapp wird. Es kann dann automatisch eine Auftragsbestellung an den Dienstleister senden, der das Material nachliefert. So kann es gar nicht erst zu Engpässen kommen. Durch die Erfassung von Produktionsdaten kann man die Produktion individuell den Kundenwünschen anpassen, auch in kleiner Stückzahl.

Logistik

Digitale Steuerungssysteme bieten auch in der Logistik einen großen Nutzen. Einkauf, Transport, Lagerung und Bereitstellung von Materialien und Endprodukten kann man so gezielt steuern und überwachen.

Interne Prozesse

Ob Dokumenten- oder Personalmanagement, Rechnungsstellung oder Buchhaltung – d.velop digitale Programme geben klare Strukturen vor, automatisieren Prozesse wo möglich und speichern Daten zentral ab. Durch die Zuteilung von verschiedenen Berechtigungen erhalten Mitarbeiter nur Zugriff auf die Daten, die für sie relevant sind. Allgemein sparen diese Lösungen Zeit und schaffen Mitarbeitern Raum für wichtigere Dinge.

Fazit

Digitale Technologien für das eigene Unternehmen zu nutzen lohnt sich.

Wir beraten Sie.

Ihr Unternehmen kann sich dabei auf die eigenen Schwächen konzentrieren und dann zielgerichtet die d.velop Lösungen für die Probleme einsetzen.

Sie brauchen nur eine Software für die gesamte Verwaltung.
Verwalten Sie alle Ihre Dokumente mit d.velop DMS.

Was ist d.velop DMS?

• Dokumenten-Management für Digital- und Papier-Dokumente.
• Eine Lösung für Ihre gesamte Verwaltung
• Online basiert
• Zugriff auf Dokumente
• von überall Schnelle Suche Dokumente gemeinsam bearbeiten
• Daten gemeinsam auswerten
• Genaue Prognosen erstellen
• Zeit und Kosten sparen

technische Voraussetzung

• Kein Server nötig

Software Installation

• Wir installieren die Software und testen bevor Sie damit beginnen zu arbeiten.

d.velop DMS für alle Dokumente

• für Papier-Dokumente
  • Scannen und Klassifizieren von Papier-Dokumenten
  • Lieferanten
    • Rechnungen
    • Lieferscheine
    • Angebote
    • Verträge
  • Kunden
    • Rechnungen
    • Lieferscheine
    • Angebote
    • Verträge
    • Akten
  • Zeichnungen / Fotos
    
• für digitale Dokumente
  • Briefe, Berichte, Listen
  • Personal  & Kunden Verträge
  • Anfrage, Angebote, Rechnungen
  • Digitale Gehaltsabrechnung
  • Digitale Unterschriften
  • Qualitätsmanagement Dokumente

Schulung

• Wir beraten Sie.
• Wir installieren Ihre Software.
• Wir schulen Ihre Mitarbeiter.
• Wir helfen Ihre Potenziale zu erhöhen.

Support

• Wir begleiten Sie bis Ihre Digitalisierung vollendet ist.
• Sie bekommen von uns Lernvideos.
• Ihr Mitarbeiter können jeder Zeit unsere Hotlines uneingeschränkt nutzen.

Digitalisierung in 5 Schritten

Zwei Schritte, die Ihr Unternehmen bestimmt Wir installieren Ihre Software.

• Alle Abläufe aufführen, die optimiert werden sollen.
• Aufzeichnen, wie die einzelnen Abläufe mit einem neuen Workflow aussehen könnte Wir schulen Ihre Mitarbeiter.

Drei Schritte, die wir für Sie vorbereiten:

• Software vorstellen, testen 
• Finale-Software installieren
• Ihre Mitarbeiter schulen

Bausteine der Digitalisierung

Vorgang

Dateneingang

Aufgabensteuerung

Veraktung / Archuvierung

B2B	Business-to Business Geschäftsbeziehungen zwischen zwei oder mehr Unternehmen
B2C	Business-to-Consumer Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und anderen Gruppen, wie z. B. Konsumenten also Privatpersonen als Kunden
B2E	Business-to-Employee Geschäftsbeziehungen zu den Mitarbeitern
B2A	Business-to-Administration Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Verwaltung
Messenger-Bots	App für Kommunikation mit Kunden Schnittstelle für Informationssuche, Einkauf, Kundenservice, Marketing die belibstesten: Facebook Massenger, WhatsApp oder das chinasische weChat Messenger